高效會議管理技巧提升

要想提高團隊協作效率，最有效的方式之一是利用好開會的機會：如果你同時要檢查多個部門的工作進度，就組織一次會議；如果你想協調多方面的事務，也要考慮召開一個由多方面人員參與的會議；如果你想征得許多人或幾個部門的同意，就要把握好做出重大決定的會議……會議原本是高效工作最好的工具，但若做不好會議管理，那么會議就會成為高效率的一大殺手。 

本課程詳細講解了會議的目的、種類和體系，準備會議的要領，會議中的溝通和反饋技巧，提高會議效率和質量的技巧以及作為主持人管理會議的技巧。顯然，本課程將為各級管理人員迅速提升會議效率，進而將高效會議轉化生產力提供極大的幫助。

課程目標：

1、 了解會議的目的、種類和體系

2、 了解會議效率不高的原因及對策

3、 掌握有效為會議做準備的要領

4、 掌握會議中的溝通和反饋技巧

5、 掌握會議主持人的會議管理技巧

6、 學會提高會議效率和質量的技巧

課程內容：

第一講   當今會議現狀

一、會議的意義

1．會議是一個集思廣益的渠道

2．會議顯示一個組織或一個部門的存在

3．會議是一種群體溝通的方式

二、會議的目的

1、開展有效的溝通

2、傳達資訊

3、監督員工、協調矛盾

4、達成協議與解決問題

5、資源共享

6、開發創意

7、激勵士氣

8、鞏固主管地位 

三、會議的種類

1、會議的種類—根據性質、形式、功能劃分

2、會議的頻率

四、會議成本的計算

1、會議的時間成本

2、直接的會議成本 

3、效率損失成本

第二講   會議效率不高的原因及解決方案

一、會議效率不高的原因及預防性管理

1、會議的通病—效率不高

2、會議效率不高的原因

3、預防性管理

二、高效會議的八大特征

三、會議規范

1、會議時間安排的規范

2、固定的會議流程規范 

第三講   開會前的準備工作

一、是否要開會

1．無需開會的“五個如果”

2．必須開會的“五個如果”

二、準備工作的作用

三、主持人的準備工作

1．主持人的4個準備工作 

2．SWOT分析 

第四講   成功會議的五種策略

一、如何做開場白

二、如何分配發言時間

三、如何掌握議事進度

1．語言方式

2．非語言方式

四、如何達成決議——決策方式

1．權威決策

2．少數服從多數決策

3．共識決策

4．無異議決策

五、如何圓滿結束會議

 第五講   會議中的溝通與反饋技巧

一、會議中的溝通

1、3種溝通圖畫及原理

2、有效溝通原則

3、造成溝通困難的因素 

4、如何建立信任

二、會議中的反饋技巧

1．反饋的兩種方式 

2．反饋的兩種類 

3．反饋時的特征 

4．如何接受反饋

 第六講   主持人的會議管理技巧

一、傾聽的技巧

1．傾聽的禮節

2．傾聽的具體方法

3．傾聽的誤區

4．“傾聽”小總結

二、說話的技巧 

第七講   如何對待會議中的意外情況

一、與“Cicada蟬”相遇

二、與“Shark鯊魚”相遇

三、與“Donkey驢”相遇

四、遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”

五、與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇

第八講   主持人與參會者的守則與責任

一、主持人的守則與責任

1．具體的守則與責任 

2．主持人作為矛盾調停者的失敗表現 

二、參會者的守則與責任

三、如何處理會議中的沖突

 第九講   會議記錄

 一、會議記錄者的功能

1、會議記錄者特別重要。

2、會議記錄者的一個主要功能是記錄和維持議程所設計的程序。

3、會議記錄者還有協助主持人做好會議總結與歸納的功能。

4、觀察預防功能。

5、誰能勝任會議記錄者

第十講  會后跟進

一、作為參會者的會后跟進

二、作為主持人的會后跟進

三、自我評定

四、怎樣提高下次會議的質量

五、關于習慣